Fugindo da ilusão da multitarefa

A busca pela produtividade costuma nos levar à multitarefa, isto é, fazer várias coisas ao mesmo tempo – ou pelo menos pensar que estamos fazendo.

Pesquisa divulgada pela Microsoft no evento on-line CHI 2021 mostrou como esse comportamento tem se consolidado no trabalho remoto. Descobriu-se que 30% dos profissionais analisados enviaram ao menos um e-mail durante uma videoconferência. Isso tende a ocorrer até 6 vezes mais naquelas reuniões que ultrapassam 1h20 de duração, se comparadas às de até 20 minutos.

Embora pareça aumentar a produtividade, a multitarefa pode se tornar uma inimiga no longo prazo. Afinal, não conseguimos fazer várias coisas ao mesmo tempo de verdade. O máximo que o cérebro é capaz de realizar com sucesso é alternar rapidamente o foco de uma coisa para outra.

Dessa forma, se nos viciarmos em pular entre as tarefas com muita frequência, existem chances de, ao final de determinado período, não termos concluído nenhuma ou, ainda que terminadas, deixarmos passar detalhes cruciais. Isso geraria retrabalho, o que gastaria mais tempo e talvez alimentasse o círculo vicioso de tentar fazer mais em menos tempo.

Até mesmo fora do ambiente profissional a multitarefa tem ganhado espaço: o WhatsApp, tão popular no cotidiano, agora permite acelerar a reprodução de mensagens de áudio. Então, se já tínhamos o costume de ouvi-las enquanto fazíamos outra coisa, agora dá para aumentar em 2 vezes a velocidade.

Há momentos em que isso realmente ajuda. No entanto, qual a probabilidade de não entendermos direito e, por causa disso, eventualmente gerarmos uma situação que exigirá mais tempo para se resolver? Poucos segundos economizados podem gerar horas de prejuízo.

Não se pode colocar a multitarefa como vilã, apesar desses questionamentos. Quando bem empregada, tem potencial de aumentar a produtividade sem corrermos altos riscos de retrabalho ou mal-entendidos.

Para tanto, o primeiro passo é reconhecer que temos limites: tanto de tempo quanto de capacidade produtiva. Diante disso, cabem algumas práticas simples:

• Aprender a dizer “não” para algumas demandas
• Negociar (e renegociar) prazos realistas
• Priorizar tarefas importantes
• Avaliar quais reuniões são realmente necessárias

Tais medidas ajudam a manter o controle sobre o fluxo de compromissos, o que reduz a carga de pressão e estresse. Consequentemente, o apelo à multitarefa não se pautará mais pelo desespero para resolver as coisas rapidamente, e sim pela tendência natural que temos de desviar e retornar a atenção às atividades.

Nesse sentido, uma técnica popular é a Pomodoro, que parte do princípio de alternar entre momentos de foco e de descanso:

• 25 minutos de concentração
• 5 minutos livres

Então você pode usá-la para alternar entre tarefas (cada ciclo se dedica a uma) ou manter-se na mesma, porém com pausas para o que quiser (redes sociais, e-mail, tomar um sol, etc.).

É possível ser multitarefa, desde que se tome cuidado para não virar uma ilusão.

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